Seg, 23 de Outubro de 2017
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Digitalização de documentos
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  • Digitalização de Documentos 

A Digitalização de Documentos, visa fundamentalmente, eliminar os arquivos de documentos que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única seqüência, deterioráveis e inseguros.

Propicia ainda a agilização da informação tão fundamental para as empresas nos dias de hoje. A Prado Chaves possui modernos scanners para a digitalização seletiva de documentos e softwares “desenhados” para o acesso as imagens através de chaves pré-definidas.

  • O que é Digitalização de Documentos ?

A Digitalização de Documentos, hoje no mercado, vêm crescendo no Brasil a cada dia, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova de grande evolução dos últimos tempos, para o armazenamento de imagens de documentos originalmente em papel. Essa Digitalização de Documentos propicia a gravação digital, tais como: disquetes, hard disks ( Winchester), CD-ROMs, DVDs e Discos Óticos.

Há também a possibilidade de, por processo similar, converter imagens microfilmadas, através de equipamento específico que “lê” ponto a ponto seu conteúdo.

Os documentos digitalizados são transformados em matrizes de pontos, através de “leitura” por um scanner, e essas matrizes, em forma binária, são guardados em meio magnético e/ou ótico de armazenamento de dados.

As imagens capturadas da digitalização de documentos, podem ser visualizadas em microcomputadores convencionais, interligados ou não em redes locais e/ou corporativas e em Intranets/ Internet, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes, reduzidas para oferecer uma visão total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras gráficas (tecnologia laser ou jato de tinta) ou mesmo transmitidas para locais remotos via comunicação de dados.

  • Qual a utilização prática da Digitalização de Documentos ?
  • Nosso sistema de Digitalização de Documentos propicia o acesso a informação de forma simples e rápida, objetiva e com fidelidade aos originais. Caracteriza-se por agilizar rotinas de consultas, cópias e/ou envio de documentos, armazenamento e uma série de facilidades no dia-a-dia , que viabilizam a obtenção de excelentes resultados.

Permite a simultaneidade no acesso ás informações, caso estejam instaladas em ambientes de redes, restringi-las a usuários selecionados, bem como limitar suas formas de operação, através de códigos de acesso (senha).

  •   Como é realizado a Digitalização de Documentos ? 

A digitalização de documentos pode ser feita de duas maneiras que levam à resultados diversos:

Digitalização de documentos simples : os documentos são digitalizados sem a preocupação com a sua recuperação física. Após a digitalização as imagens são fornecidas aos clientes, gravadas em CD ou DVD, e descarregadas em equipamentos da própria empresa onde não existem softwares especializados em visualização de documentos. Tal processo assemelha-se ao que é feito pela maioria de nós ao voltar das férias : descarregamos uma grande quantidade de fotos no nosso PC e nunca mais achamos “aquela foto” a não ser que olhemos cada uma individualmente. Este tipo de digitalização de documentos é a mais freqüente, se analisarmos apenas do ponto de visto de preço. Muitas empresas, por desconhecimento, optam por este processo por seu baixo custo sem perceberem que sofrerão problemas futuros no atendimento à eventuais fiscalizações, entre outros.


Digitalização de documentos com indexação : neste caso procura-se definir, em comum acordo com o cliente, chaves de busca das imagens que facilitem o seu resgate. Com um software de busca e visualização adequado, este resgate é feito em segundos. É o que fazemos na Prado Chaves. Nossa experiência e a satisfação dos nossos clientes nos permitem garantir o retorno de seu investimento.